W-2, 1099 폼 등 소득 관련 서류 가장 중요, 모기지·주식투자 연례 스테이트먼트 보관
미국에 살면서 매년 하는 세금보고는 피할 수 없다. 2018년 세금보고를 마쳤지만 내년 4월 15일에 또 다시 세금보고를 해야 한다. 그래서 세법 전문가들은 2020년 4월 15일에 마감하게 될 2019년 세금 보고를 위한 준비를 지금부터 해야 한다고 조언한다.
준비과정의 핵심은 2019년 세금보고에 필요한 서류가 나올 때마다 잘 보관하는 것이다. 또한 만약에 있을 연방 국세청(IRS)의 감사(audit)나 추가 서류 요청에 대비해 2018년 세금보고 서류도 잘 보관해야 한다.
어떤 세금관련 서류를 얼마나 오랜 기간 보관해야 하는지에 대해 정리했다.
◎ 왜 이미 끝난 세금보고 서류를 보관해야 하나 = 지난 15일로 마감한 세금보고 서류가 필요한 이유는 IRS가 세금보고에서 실수나 문제점을 발견했다고 통보했을 때, 또는 납세자가 실수를 저질렀을 때 수정 세금보고를 해야 할 때 필요하기 때문이다.
특히 납세자가 세금보고 서류를 보관해야 하는 가장 큰 이유는 만에 하나 있을 수 있는 IRS의 감사에 대비하기 위함이다. 만약 감사를 당했을 때 IRS에 필요한 서류를 제출하는 것은 납세자의 의무이다.
요즘에는 많은 서류들이 워드 파일이나 PDF 파일, 또는 금융기관이 보내는 이메일 등 전자방식 파일로 돼 있어 잘만 보관하면 관리가 편리하다. 컴퓨터에 ‘2018년 세금 보고 파일’ 폴더를 만들어 2018년 세금보고에 필요한 전자 파일을 한 곳에 모아두면 편리하다.
또한 종이로 온 양식의 경우 역시 ‘2018년 세금 보고 서류’ 마닐라 폴더를 만들어 한 곳에 보관하면 필요할 경우 바로 사용이 가능하기 때문에 편리하다.
◎ 어떤 파일을 보관해야 하나 = 통상적으로 IRS는 납세자가 자신의 소득을 증명할 수 있는 관련 서류, 또 납세자가 세금을 줄이기 위해 세금보고에 적용한 각종 크레딧이나 공제 혜택과 관련된 서류는 보관하라고 조언한다. 서류는 크게 소득 부분과 지출 또는 크레딧이나 공제 부문으로 나눌 수 있다.
소득 부문에서 보관해야 되는 주요 서류는 △W-2 △1099 양식 △K-1 양식 등이 포함된다.
지출이나 크레딧, 공제 부문에서 보관해야 하는 주요 서류로는 △주요 지출 명세서 △은행 연례 이자 스테이트먼트 △모기지 연례 이자 스테이트먼트 △주식투자 연례 스테이트먼트 △401(k) 연례 스테이트먼트 △IRA 등 개인은퇴 연금 연례 스테이트먼트 △2439 양식 △의료 보험과 관련된 1095-A, B, C △보험 관련 양식 9865 등이 포함될 수 있다.
◎ 얼마나 오래 보관해야 하나 = CPA 등 세법 전문가들은 고의적으로 탈세를 하지 않는 일반 납세자들의 경우 통상 세금과 관련된 서류는 3년을 보관하면 된다고 조언한다.
올해 세금보고를 마쳤다면 2016년, 2017년, 2018년 등 지난 3년간 세금보고와 관련된 서류를 보관하는 것이 중요하다. 일반적으로 IRS는 특별한 경우가 아니면 감사를 지난 3년간의 세금보고에 한해서만 할 수 있다.
그러나 예외는 있다. 만약 특정 소득을 보고하지 않았고 이 소득이 전체 소득(gross income)의 25% 이상을 차지할 경우 IRS는 지난 6년간 세금보고 관련 서류를 요구할 수 있다.
그러나 허위 세금 보고를 한 것으로 드러날 경우, 또는 아예 세금보고를 하지 않았을 경우에는 제한 기간이 없으며 IRS는 지난 10년, 심지어 지난 20년 세금보고를 조사하고 관련 자료를 요구할 수 있다.
세금보고를 한 후 추가로 크레딧이나 공제를 요구하는 경우도 IRS가 조사를 위해 지난 3년간 서류를 요구할 수 있다.
사실 이전 세금보고를 꼭 지난 3년간만 보관하지 않고 더 오랜 기간 보관하는 것도 나쁘지 않다. 대다수 납세자의 경우 CPA를 통해 세금보고를 하게 되는데 세금보고를 마치면 수십 페이지 분량의 세금보고 사본을 받게 된다.
◎ 어떤 방식으로 보관, 저장하나 = 세금 보고 서류를 보관하는데 있어서 정답은 없다. 세법 전문가들은 대신 ‘체계적이고’ ‘안전한’ 방식으로 서류를 보관할 것을 조언한다. 중요한 것은 만에 하나 IRS가 서류를 요구했을 때 이 서류를 신속하게 제출할 수 있으면 되는 것이다.
만약 CPA가 세금보고 파일을 PDF 파일로 제공했다면 물리적인 면적을 차지하지 않기 때문에 부담 분량은 적을 수 있다.
올해 발생하는 수입이나 지출, 크레딧이나 공제 혜택은 내년 세금보고를 위해 잘 관리하는 것이 중요하다. 가장 간단하게 하려면 ‘2019년 세금보고’란 이름의 마닐라 폴더를 만들어 올해 받게 되는 각종 서류를 이 폴더에 넣어두는 것이다.
예를 들어 적십자사(Red Cross)에 물품을 기부하고 받은 서류나, 집 수리 비용, 약값 비용, 주차량국(DMV) 차량 등록비용 서류 등은 받는 데로 수시로 이 폴더에 넣어두면 편리하다.
은행의 경우 고객의 세금관련 서류를 수년간 보관하지만 납세자들이 이들 파일을 다운로드 받아 자신의 개인 컴퓨터에 저장하는 것이 좋은 방법이다.
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